1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit. a) DS-GVO ist der

1. Mannheimer Judo-Club e.V.
Im Pfeifferswörth 26
68167 Mannheim
Tel. : 0621 / 35390
Email

2. Ansprechpartner für datenschutzrechtliche Fragen

Bei Fragen zum Datenschutz stehen wir Ihnen unter dieser Email-Adresse oder unter der oben angegebenen postalischen Adresse zur Verfügung.

3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Der 1. Mannheimer Judo-Club e. V. verarbeitet folgende personenbezogenen Daten:

• Zum Zwecke der Mitgliederverwaltung sowie zur Durchführung des satzungsgemäßen Sportbetriebes werden der Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Sportbereich / Abteilung, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität und Mitgliedsnummer verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO.
  Die Verarbeitung im Rahmen der Mitgliederverwaltung und Übungsleiterabrechnung erfolgt zudem über den Online-Dienst CVPNet der Conplan GmbH, Robert-Bürkle-Straße 1, 85737 Ismaning. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DS-GVO.
• Zum Zwecke der Beitragsverwaltung wird die Bankverbindung verarbeitet (Name, Vorname, Kontoinhaber, IBAN, Mitgliedsnummer, Buchungsbetrag). Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO.
• Zum Zwecke der Übungsleiterabrechnung werden die hierfür notwendigen personenbezogenen Daten der Übungsleiter (z. B. Name, Adresse, Bankverbindung, steuerliche Informationen soweit relevant, geleistete Stunden/Einheiten) verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO.
• Beim Besuch unserer Website https://www.1-mannheimer-judo-club.de werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Webseite gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Informationen, welche keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:
  • IP-Adresse des anfragenden Rechners (anonymisiert),
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • Name und URL der abgerufenen Datei,
  • Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
  • verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• • Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,
  • Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den oben aufgelisteten Zwecken. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.

• Zum Zwecke der Außendarstellung werden Fotos und Filmaufnahmen (nachfolgend Bildmaterial) der Mitglieder / von Veranstaltungen auf der Vereinswebseite www.1-mannheimer-judo-club.de, „Vereinsaushänge“, in gedruckten und sozialen Medien veröffentlicht. Für die Veröffentlichung folgenden Bildmaterials von Erwachsenen ist die Rechtsgrundlage das nachfolgend beschriebene, berechtigte Interesse unseres Vereins nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO:
  • Team-Fotos und -Filmaufnahmen aufgrund unseres berechtigten Interesses, über das Vereinsgeschehen zu informieren,
  • Bildmaterial mit Bezug zum Sportgeschehen bzw. der Veranstaltung aufgrund unseres berechtigten Interesses, über das sportliche Geschehen zu berichten,
  • Bildmaterial vom Publikum, das an der Veranstaltung teilgenommen hat oder Bildmaterial, auf denen die Personen nur als Beiwerk erscheinen, aufgrund unseres berechtigten Interesses, über die Veranstaltung und deren Erfolg zu berichten.

Sie haben die Möglichkeit, der Verwendung von Bildmaterial, auf dem Sie zu sehen sind, gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO zu widersprechen. Der Verein wird prüfen, ob es zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung gibt, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wenn nicht, wird das entsprechende Bildmaterial gelöscht.
Fotos und Filmaufnahmen von minderjährigen Vereinsmitgliedern oder Kindern, die an Veranstaltungen des Vereins teilnehmen, veröffentlichen wir nur, wenn die Erziehungsberechtigten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO eingewilligt haben. Diese Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

• Zum Zwecke der Eigenwerbung des 1. Mannheimer Judo-Club e. V. sowie zur Verbreitung vereinsinterner Informationen (z. B. Einladung zur Mitgliederversammlung) wird die E-Mail-Adresse der Mitglieder gespeichert und verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO.
• Zur Durchführung von Umfragen (z. B. zur Verbesserung des Vereinsangebots oder zur Organisation von Veranstaltungen) können personenbezogene Daten verarbeitet werden. Über den Umfang, den Zweck und die Rechtsgrundlage (z. B. Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO oder berechtigtes Interesse nach lit. f)) wird im Rahmen der jeweiligen Umfrage gesondert informiert.
• Zur organisatorischen und administrativen Abwicklung des Vereinsbetriebs nutzen wir außerdem Google Workspace (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland), insbesondere Dienste wie Google Drive, Google Docs, Google Sheets und Google Forms. Diese werden für vereinsinterne Abläufe wie z. B. Erfassung und Verarbeitung von Trainerabrechnungen, Umfragen sowie der Datenablage genutzt.
  Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO sowie unter Einhaltung einer abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DS-GVO. Für Datenübermittlungen an Google LLC in den USA stützt sich Google auf das EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), das von der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DS-GVO als Angemessenheitsbeschluss anerkannt wurde.

4. Empfänger der personenbezogenen Daten

• Als Mitglied des Deutschen Sport-Bundes ist der Verein verpflichtet, seine Mitglieder an folgende sportlichen Fachverbände zu melden: Badischer Judo Verband e.V., Deutscher Judo-Bund e. V., Karateverband Baden-Württemberg e.V., Deutscher Karate-Verband e.V., Ju-Jutsu Verband Baden e.V., Deutscher Ju-Jutsu-Verband e.V., Filipino Fighting Arts Association Deutschland und Deutscher Shuai Jiao Verband e.V. Übermittelt werden dabei Name, Vorname, Adresse, Geburtsdaten, Nationalität, Geschlecht, Graduierungen, Graduierungsdaten, Eintrittsdatum und Mitglieds-/Passnummer. Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z. B. Vorstandsmitglieder) wird zusätzlich die Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.
• Zum Versenden von E-Mails ist es nötig, dass der Verein die E-Mail-Adresse des Empfängers an die beteiligten E-Mail-Dienstleister übermittelt. Dieser Dienstleister ist aktuell ALL-INKL.COM, Hauptstraße 68, D-02742 Friedersdorf.
• Zur Verwaltung der Mitgliederdaten sowie zur Durchführung der Übungsleiterabrechnung nutzen wir den Cloud-Dienst CVPNet der Conplan GmbH, Robert-Bürkle-Straße 1, 85737 Ismaning, als Auftragsverarbeiter. Mit diesem Anbieter wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO geschlossen, der sicherstellt, dass Ihre Daten nur nach unserer Weisung und unter Einhaltung der Datenschutzvorschriften verarbeitet werden.
• Bei Nutzung von Google Workspace (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Cloudspeicher, Umfragen) erfolgt eine Übertragung an Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der von uns abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DS-GVO. Soweit dabei Daten an Google LLC in den USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), das von der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DS-GVO anerkannt wurde.

5. Speicherdauer

• Die für die Mitgliederverwaltung notwendigen Daten (s.o.) werden grundsätzlich zwei Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder andere Rechtsgrundlagen eine längere Speicherung erfordern oder rechtfertigen.
• Die für die Beitragsverwaltung und steuerlich relevanten Daten (Bankverbindung, Buchungsdaten) werden aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. aus dem Handels- oder Steuerrecht) nach 10 Jahren gelöscht.
• Daten, die zur Übungsleiterabrechnung notwendig sind, werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre für abrechnungsrelevante Unterlagen) gespeichert.
• Im Falle des Widerrufs einer Einwilligung (z.B. für Fotos von Minderjährigen oder bestimmten Umfragen) werden die auf dieser Einwilligung basierenden Daten unverzüglich gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage die weitere Speicherung erlaubt.

6. Betroffenenrechte

Als Betroffener haben Sie folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) über die verarbeiteten Daten und auf Kopie
• ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), wenn wir falsche Daten über Sie verarbeiten
• ein Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum wir die Daten noch speichern dürfen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen)
• ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• ein Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO), die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DS-GVO erfolgt (öffentliches oder berechtigtes Interesse)
• ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)

Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. a) oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO), haben Sie das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.   

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die unter Punkt 1 genannten Kontaktdaten.

Ihnen steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO) zu, wenn der Verdacht besteht, dass seine Daten nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden. Für unseren Verein ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Baden-Württemberg zuständig.